8 formas de hacer más eficientes las reuniones por videollamada

¿Quieres sacar el máximo provecho de estas sesiones remotas? Juntar a un equipo en una modalidad online puede ser todo un desafío. Sin embargo, hoy es crucial para mantener la productividad. Aquí te contamos algunos consejos que debes tener en cuenta.

Las reuniones online han sido la alternativa para que muchas empresas sigan funcionando, luego de que la pandemia obligó a miles de personas a quedarse en su casa en pos de proteger su salud. 

Diversas plataformas como Microsoft Teams, Google Meet o Zoom ayudaron a que esto fuera posible. Sin embargo, hay que tener en cuenta que esta modalidad requiere considerar otros aspectos que permiten que este tipo de reunión sea tanto o más efectiva que una reunión presencial.

Aquí recopilamos 8 formas de hacer más eficientes las reuniones por videollamada.

1. Evitar las distracciones 

Puede parecer básico, sin embargo, hay muchas personas que no logran o pueden llevarlo a cabo. Tal como afirma La Tercera, un punto básico es quitar la mayor cantidad de distractores que puedan interferir en la reunión online. Esto va desde encontrar un fondo sobrio y sencillo que no se robe las miradas, hasta cuidar el ambiente en el cual se realiza la sesión. Por ejemplo, buscar un horario cómodo en que no haya ruidos en la casa o evitar hacer tareas cotidianas, como estar realizando labores domésticas. 

 

La idea es que todos los participantes estén 100% concentrados en lo que está ocurriendo y la comunicación. 

2. Unir al equipo y desarrollar afinidad

La falta de contacto con otras personas fue uno de los aspectos más complejos del confinamiento. Para los que vivían solos, las reuniones online eran la opción de hacer un poco de vida social, y para aquellos que estaban acompañados, una alternativa para compartir con alguien externo a su casa. Y aunque la cuarentena fue una situación extrema, siempre hay que lograr conectar con los miembros del equipo o clientes. La parte humana es fundamental para lograr la cohesión. 

L. David Kingsley, vicepresidente y director general de Personal en Vlocity, sugirió ocupar las tres “P” para las reuniones de equipo. Se trata de una iniciativa en la que se pide a cada miembro llevar a la reunión online una planta, un perro (u otra mascota) o una persona. De esta manera genera un espacio para una conversación más distendida y todos podían saber un poco más del otro. 

Esta práctica es una gran oportunidad para unir y desarrollar afinidades. Además permite que todos se sientan incluidos. 

3. Invitar a las personas necesarias

Es clave definir quiénes son indispensables en cada sesión. Recuerda que cada persona que entra a una reunión online está sacrificando tiempo de trabajo que podría destinar a realizar otras tareas. 

 

Por eso, se debe escoger muy bien quién debe asistir y cuánto debe durar su intervención. Este artículo de Business Insider sugiere que revisar que los temas a tratar no puedan ser reemplazados por el envío de un mail. 

 

Además una reunión con demasiadas personas e intervenciones, se puede hacer muy difícil de seguir. 

4. Dar tiempo extra a las presentaciones

Si se trata de presentaciones es importante tener en cuenta un tiempo para resolver inconvenientes. Así lo explica Asana, que aclara que tanto anfitriones como participantes deben esperar que las presentación duren un 25% más de lo estipulado. Esto porque, más que resolver problemas técnicos, sino para ajustar los tiempos de gestión. 

5. Elegir la plataforma adecuada

Esto es básico para que todos los participantes puedan unirse sin problemas. Antes de que llegue el momento de la sesión, asegúrate de que todos tengan acceso y sepan cómo unirse. Al momento de implementar una nueva plataforma, un tutorial con todos los pasos a seguir puede ser una excelente manera de facilitarle la tarea a aquellas personas que no la han ocupado. 

 

Otro punto importante es la conectividad. De hecho, en Chile, las empresas están obligadas a asumir los costos de Internet. Esto porque se trata de una herramienta básica para que el trabajador realice sus labores. 

6. Ordenar las participación de los invitados

Este tipo de reunión no deja mucho espacio para la improvisación; los gestos de la presencialidad desaparecen. Hacer una agenda que muestre el tiempo y el orden de participación será una guía que ayudará a todos. De esta manera, cada participante conocerá desde el principio cuál es su rol y qué se espera de él o ella. 

Asimismo, designa un moderador que pueda llevar la reunión en caso de ser necesario o que pueda entregar la palabra en el minuto de las preguntas. 

7. Regular la duración

La concentración que las personas mantienen en una videoconferencia es evidentemente menor a la de una reunión presencial. Por eso, como anfitrión, debes preocuparte de que la duración sea prudente y que los temas abordados sean los definidos en un comienzo. 

Según Randstad, es preferible hacer pocas reuniones bien estructuradas que muchas que no lleven a nada.

8. Entregar responsabilidades

Para concluir la reunión online, lo mejor es repasar las responsabilidades que tendrá cada participante y en qué plazo debe cumplir con ellas. Muchas veces, enviar una minuta después de la sesión puede ser lo más fácil para organizar estas tareas y que exista un respaldo de lo abordado. 

Conclusión

Las reuniones online pueden ser muy efectivas si los equipos saben cómo llevarlas a cabo. Los anfitriones deberán encargarse desde que la plataforma sea la indicada para los participantes hasta que existan responsables a cargo de cada tarea. Hay que recordar que esta es una nueva modalidad para gran parte de los trabajadores chilenos y aún están en etapa de adaptación.